Das von Microsoft mit viel Nachdruck beworbene »neue Outlook« führt zu Irritationen. Funktionen fehlen, die Oberfläche lahmt, der Datenschutz ist fragwürdig. Trotzdem umsteigen oder Finger weg?
Vor gut einem Jahr veröffentlichte Microsoft ein neues Mailprogramm unter altem Namen und wirbt seither mit steigender Vehemenz für den Umstieg. Das »neue Outlook«, so die offizielle Bezeichnung, wird mittlerweile in Windows 11 automatisch mitinstalliert, auch ohne Office-Paket. In der Taskleiste und im Startmenü erscheint es derzeit als »Outlook (new)«. Unter macOS ist es überhaupt nicht gesondert gekennzeichnet, sondern nur an einem fehlenden Häkchen am Eintrag »Legacy-Outlook« im Menü »Outlook« erkennbar.
Trotz der Namensgleichheit war zunächst nicht die Rede davon, dass das neue Outlook die klassische Version aus dem Office-Paket ersetzen soll. Vielmehr löst es die kostenlosen Windows-10-Apps »Mail«, »Kalender« und »Personen« ab und vereint alle drei in einem Programm. Das neue Outlook ist quasi der Webclient von outlook.com im Kleid einer Windows-Anwendung mit einigen Extra-Funktionen. Anders als die Browserversion lässt sich das neue Outlook aber auch mit Nicht-Microsoft-Mailkonten via IMAP verbinden. POP3 wird aber nicht unterstützt.
Anders als es bei lokal installierten Mailprogrammen und im klassischen Outlook üblich ist, kommuniziert das neue Outlook nicht direkt mit dem betreffenden Mailserver. Stattdessen beauftragt es einen Server bei Microsoft, sich beim externen Mailserver anzumelden und auf das dortige Postfach zuzugreifen, um Nachrichten zu senden und zu empfangen. Zu diesem Zweck bekommt Microsofts Server den passenden Schlüssel in Form von Benutzernamen und Passwort geliefert.
Das ist in etwa so, als würden Sie Ihrem Nachbarn Ihren Briefkastenschlüssel geben, damit er Ihre Post für Sie abholt, öffnet, liest und Ihnen dann übergibt. Briefe, die Sie versenden möchten, geben Sie ohne Briefumschlag ebenfalls dem Nachbarn, damit er sie zur Post trägt.
Anders ausgedrückt macht sich Microsoft zu einem zusätzlichen Mailprovider, der sich zwischen Rechner und den eigentlichen Provider schaltet.
Auch wenn Microsoft anfangs betonte, der neue Mailclient solle hauptsächlich die kostenlosen Windows-10-Apps ersetzen, zeigte sich schnell: Die Bezeichnung »neues Outlook« ist nicht etwa unglücklich gewählt. Sie unterstreicht vielmehr, dass Microsoft das klassische Outlook aus dem Office-Paket damit vollständig ersetzen will. Ein exaktes Datum, wann das klassische Outlook endgültig aus dem Support fällt, gibt es bisher nicht. In einem Blogpost versicherte eine Microsoft-Produktmanagerin, das sei nicht vor 2029 der Fall.
Dennoch zieht Microsoft jetzt schon die Schrauben an. Seit einigen Monaten findet sich im klassischen Outlook ein Umschalter für den Wechsel auf den neuen Client, der noch betätigt werden muss. Nun erhöht Microsoft den Druck, das neue Outlook doch mal auszuprobieren: Seit Beginn dieses Jahres werden Nutzer eines Business-Abonnements von Microsoft 365 schrittweise zwangsumgestellt, ab April 2026 soll es auch Abonnenten eines Enterprise-Plans treffen. Eine entsprechende Mitteilung erhielten MS-365-Admins in ihrer Verwaltungsoberfläche, inklusive Link zu einer Anleitung, wie sie die Zwangsumstellung blockieren können. Nutzer, deren Outlook bereits umgestellt wurde, können über die Hilfe-Symbolleiste oder das Einstellungsmenü wieder zurückwechseln. Die Zugangsdaten und Mails liegen dann aber bereits bei Microsoft.
Der Austausch des klassischen Outlook gegen den neuen Client im Unternehmensumfeld und für den professionellen Einsatz kann aus mehreren Gründen problematisch sein. An oberster Stelle steht das Datenschutzthema. Sofern als Mailserver nicht ohnehin Exchange Online (selbst gehostete Exchange-Server unterstützt das neue Outlook bislang nicht) fungiert, Microsoft also Zugangsdaten und Mails schon hat, steht die Umleitung der Daten über die Microsoft-Server wahrscheinlich im Konflikt mit allerlei Unternehmensrichtlinien.
Viele Workflows und die Anbindung an manche andere Programme und Dienste funktionieren zudem mit dem neuen Outlook nicht mehr. So fehlen ihm die MAPI-Funktionen, die bestimmte Fremdprogramme als Kommunikationsschnittstelle nutzen. Visual Basic fällt weg und somit auch über VBA-Makros realisierte Automatisierungen. Dasselbe gilt für alle VST/COM-Erweiterungen. Sie müssen durch äquivalente Web-Add-ins ersetzt werden, die aber – wenn überhaupt verfügbar – nur in Verbindung mit Microsoft-Mailkonten funktionieren .
Manche der fehlenden Funktionen wird Microsoft bis zur endgültigen Umstellung noch nachreichen. Andere werden möglicherweise nur teilweise implementiert. Zum Beispiel ist angekündigt, dass Nutzer die zu Archivzwecken wichtigen PST-Dateien zumindest lesen können. Einiges wird aber auf der Strecke bleiben, etwa COM-Add-ins und VBA. Microsoft listet in seiner Roadmap die Pläne zu Erweiterungen nebst voraussichtlichen Veröffentlichungsdaten auf. Manches liegt noch weit in der Zukunft.
Letzteres mag auch für das professionelle Umfeld und in Unternehmen gelten, wenn Exchange Online im Rahmen von Microsoft 365 als Mailserver dient. Mit einem Microsoft-fremden Mailprovider oder intern gehostetem IMAP/SMTP-Server sollten Nutzer jedoch nicht ohne Rückfrage bei der Geschäftsleitung oder IT-Abteilung umstellen. Am besten unterbindet der Admin die Zwangsmigration und den verlockenden Umschalter per Richtlinie komplett. Andernfalls drohen unbewusste Datenschutzverstöße, verunsicherte Mitarbeiter und überquellende Ticketsysteme beim IT-Support.
Im Vergleich mit dem alten Outlook stört jedenfalls der reduzierte Funktionsumfang. Die derzeit kommunizierte Planung gibt Microsoft mindestens vier Jahre Zeit, das neue Outlook zu einem brauchbaren Nachfolger für das klassische Programm reifen zu lassen. Derzeit ist es davon noch weit entfernt. Vielleicht beschließt Microsoft ja auch, das Projekt »Neues Outlook« wieder zu begraben. Dass das Unternehmen bei ausreichendem Gegenwind durchaus auch mal rückwärts rudern kann, hat sich schon öfter gezeigt, zum Beispiel beim Windows-8-Kachelmenü oder der umstrittenen Recall-Funktion . Also erst einmal zurücklehnen und abwarten.
Quelle: Spiegel.de
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Vor gut einem Jahr veröffentlichte Microsoft ein neues Mailprogramm unter altem Namen und wirbt seither mit steigender Vehemenz für den Umstieg. Das »neue Outlook«, so die offizielle Bezeichnung, wird mittlerweile in Windows 11 automatisch mitinstalliert, auch ohne Office-Paket. In der Taskleiste und im Startmenü erscheint es derzeit als »Outlook (new)«. Unter macOS ist es überhaupt nicht gesondert gekennzeichnet, sondern nur an einem fehlenden Häkchen am Eintrag »Legacy-Outlook« im Menü »Outlook« erkennbar.
Trotz der Namensgleichheit war zunächst nicht die Rede davon, dass das neue Outlook die klassische Version aus dem Office-Paket ersetzen soll. Vielmehr löst es die kostenlosen Windows-10-Apps »Mail«, »Kalender« und »Personen« ab und vereint alle drei in einem Programm. Das neue Outlook ist quasi der Webclient von outlook.com im Kleid einer Windows-Anwendung mit einigen Extra-Funktionen. Anders als die Browserversion lässt sich das neue Outlook aber auch mit Nicht-Microsoft-Mailkonten via IMAP verbinden. POP3 wird aber nicht unterstützt.
Datenschutz: problematisch
Wer fremde Konten einbindet, handelt sich ein Datenschutzproblem ein: Bei der Einrichtung eines Fremdanbieterkontos, dazu gehören auch firmeninterne IMAP-Server, erscheint eine vage gehaltene Warnmeldung. Sie erklärt, dass alles, was man in Outlook erstellt, in der Microsoft Cloud gespeichert wird. Diese Auskunft verschweigt aber einiges. Mit keinem Wort wird erwähnt, dass auch die Anmeldedaten für das Mailkonto, also Benutzername und Passwort und alle im Postfach bereits vorhandenen Mails in der Microsoft-Cloud landenAnders als es bei lokal installierten Mailprogrammen und im klassischen Outlook üblich ist, kommuniziert das neue Outlook nicht direkt mit dem betreffenden Mailserver. Stattdessen beauftragt es einen Server bei Microsoft, sich beim externen Mailserver anzumelden und auf das dortige Postfach zuzugreifen, um Nachrichten zu senden und zu empfangen. Zu diesem Zweck bekommt Microsofts Server den passenden Schlüssel in Form von Benutzernamen und Passwort geliefert.
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Das ist in etwa so, als würden Sie Ihrem Nachbarn Ihren Briefkastenschlüssel geben, damit er Ihre Post für Sie abholt, öffnet, liest und Ihnen dann übergibt. Briefe, die Sie versenden möchten, geben Sie ohne Briefumschlag ebenfalls dem Nachbarn, damit er sie zur Post trägt.
Anders ausgedrückt macht sich Microsoft zu einem zusätzlichen Mailprovider, der sich zwischen Rechner und den eigentlichen Provider schaltet.
Microsoft macht Ernst
Auch wenn Microsoft anfangs betonte, der neue Mailclient solle hauptsächlich die kostenlosen Windows-10-Apps ersetzen, zeigte sich schnell: Die Bezeichnung »neues Outlook« ist nicht etwa unglücklich gewählt. Sie unterstreicht vielmehr, dass Microsoft das klassische Outlook aus dem Office-Paket damit vollständig ersetzen will. Ein exaktes Datum, wann das klassische Outlook endgültig aus dem Support fällt, gibt es bisher nicht. In einem Blogpost versicherte eine Microsoft-Produktmanagerin, das sei nicht vor 2029 der Fall.
Dennoch zieht Microsoft jetzt schon die Schrauben an. Seit einigen Monaten findet sich im klassischen Outlook ein Umschalter für den Wechsel auf den neuen Client, der noch betätigt werden muss. Nun erhöht Microsoft den Druck, das neue Outlook doch mal auszuprobieren: Seit Beginn dieses Jahres werden Nutzer eines Business-Abonnements von Microsoft 365 schrittweise zwangsumgestellt, ab April 2026 soll es auch Abonnenten eines Enterprise-Plans treffen. Eine entsprechende Mitteilung erhielten MS-365-Admins in ihrer Verwaltungsoberfläche, inklusive Link zu einer Anleitung, wie sie die Zwangsumstellung blockieren können. Nutzer, deren Outlook bereits umgestellt wurde, können über die Hilfe-Symbolleiste oder das Einstellungsmenü wieder zurückwechseln. Die Zugangsdaten und Mails liegen dann aber bereits bei Microsoft.
Der Austausch des klassischen Outlook gegen den neuen Client im Unternehmensumfeld und für den professionellen Einsatz kann aus mehreren Gründen problematisch sein. An oberster Stelle steht das Datenschutzthema. Sofern als Mailserver nicht ohnehin Exchange Online (selbst gehostete Exchange-Server unterstützt das neue Outlook bislang nicht) fungiert, Microsoft also Zugangsdaten und Mails schon hat, steht die Umleitung der Daten über die Microsoft-Server wahrscheinlich im Konflikt mit allerlei Unternehmensrichtlinien.
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Mehr Downgrade als Update
Aber auch abseits der Datenschutzproblematik empfiehlt sich der Umstieg auf das neue Outlook oft nicht, weil dessen Funktionsumfang der klassischen Version meilenweit hinterherhinkt. Es handelt sich eben nicht um ein Update, sondern um ein komplett neu entwickeltes Programm, das etliche Funktionen seines Vorgängers nicht oder nur unzulänglich beherrscht. Die Mängelliste umfasst derzeit unter anderem geteilte Mailboxen, öffentliche Ordner, benutzerdefinierte Formulare, S/MIME, den vollständigen Offline-Betrieb, Suchordner, anpassbare Symbolleisten und unterschiedliche Mailprofile.Viele Workflows und die Anbindung an manche andere Programme und Dienste funktionieren zudem mit dem neuen Outlook nicht mehr. So fehlen ihm die MAPI-Funktionen, die bestimmte Fremdprogramme als Kommunikationsschnittstelle nutzen. Visual Basic fällt weg und somit auch über VBA-Makros realisierte Automatisierungen. Dasselbe gilt für alle VST/COM-Erweiterungen. Sie müssen durch äquivalente Web-Add-ins ersetzt werden, die aber – wenn überhaupt verfügbar – nur in Verbindung mit Microsoft-Mailkonten funktionieren .
Manche der fehlenden Funktionen wird Microsoft bis zur endgültigen Umstellung noch nachreichen. Andere werden möglicherweise nur teilweise implementiert. Zum Beispiel ist angekündigt, dass Nutzer die zu Archivzwecken wichtigen PST-Dateien zumindest lesen können. Einiges wird aber auf der Strecke bleiben, etwa COM-Add-ins und VBA. Microsoft listet in seiner Roadmap die Pläne zu Erweiterungen nebst voraussichtlichen Veröffentlichungsdaten auf. Manches liegt noch weit in der Zukunft.
Erst mal abwarten
Also Finger weg vom neuen Outlook? Jein. Für Privatnutzer ist das neue Outlook ein veritabler Nachfolger der abgekündigten Windows-Apps Mail, Kalender und Kontakte, wenn man sich an die geänderte Bedienung und Oberfläche gewöhnen kann. Nutzt man das Programm ausschließlich mit einem oder mehreren Microsoft-Konten anstelle externer Mailprovider, ist auch die Datenschutzproblematik weniger neu, da Microsoft ohnehin vollen Zugriff hat.
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Letzteres mag auch für das professionelle Umfeld und in Unternehmen gelten, wenn Exchange Online im Rahmen von Microsoft 365 als Mailserver dient. Mit einem Microsoft-fremden Mailprovider oder intern gehostetem IMAP/SMTP-Server sollten Nutzer jedoch nicht ohne Rückfrage bei der Geschäftsleitung oder IT-Abteilung umstellen. Am besten unterbindet der Admin die Zwangsmigration und den verlockenden Umschalter per Richtlinie komplett. Andernfalls drohen unbewusste Datenschutzverstöße, verunsicherte Mitarbeiter und überquellende Ticketsysteme beim IT-Support.
Im Vergleich mit dem alten Outlook stört jedenfalls der reduzierte Funktionsumfang. Die derzeit kommunizierte Planung gibt Microsoft mindestens vier Jahre Zeit, das neue Outlook zu einem brauchbaren Nachfolger für das klassische Programm reifen zu lassen. Derzeit ist es davon noch weit entfernt. Vielleicht beschließt Microsoft ja auch, das Projekt »Neues Outlook« wieder zu begraben. Dass das Unternehmen bei ausreichendem Gegenwind durchaus auch mal rückwärts rudern kann, hat sich schon öfter gezeigt, zum Beispiel beim Windows-8-Kachelmenü oder der umstrittenen Recall-Funktion . Also erst einmal zurücklehnen und abwarten.
Quelle: Spiegel.de
