Wozu der ganze Aufwand? Die wollen etwas, nicht umgekehrt. Setz doch einfach ein Fax auf und schilder die Situation. Ob sie sich rühren oder nicht ist doch dann egal, du kannst ja dein Programm sehen und spätere Rückforderungen einfach mit Verweis auf das Fax abblocken.