Meine Gemeinde stellt einen Kalender mit den Müllabholungsterminen im ICS-Format zum Download zur Verfügung. Der Import in Outlook klappt problemlos, jedoch ist bei keinem der Termine eine vorherige Erinnerung eingestellt. Ich finde keinen Weg, allen Terminen in Outlook auf einmal eine Erinnerung hinzuzufügen; es scheint nur einzeln zu klappen.
Eine offensichtliche Funktion dafür bietet Outlook nicht. Es geht aber, sogar mit zwei unterschiedlichen Methoden. Für die erste versehen Sie zunächst einen kommenden Termin manuell mit einer Erinnerung. Stellen Sie dann die Kalenderdarstellung über "Ansicht/Ansicht ändern/Liste" auf eine Listenform um.
Wählen Sie links den importierten Abfuhrkalender und richten Sie dann eine Gruppierung ein: "Anordnen nach/Ansichtseinstellungen…/Gruppieren…". Das Feld "Elemente gruppieren nach" stellen Sie auf "Erinnerung" und schließen die Dialoge mit "OK". Die Liste besteht nun aus zwei Gruppen: "Hat Erinnerung" mit nur einem Eintrag und "Ohne Erinnerung" mit den übrigen Terminen. Markieren Sie alle Einträge des zweiten Listenbereichs mit gedrückter Umschalttaste und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste in den Bereich "Hat Erinnerung". Jetzt ist in allen Einträgen dieselbe Erinnerung eingestellt wie im zuerst manuell bearbeiteten Termin. Nicht wundern: Hatten Sie in der Liste bereits zurückliegende Termine mit markiert, werden Sie an die in einem Schwung als "überfällig" erinnert.
Eine ganz andere Methode ist es, die ICS-Datei vor dem Import zu bearbeiten. Es handelt sich dabei nämlich um eine schlichte Textdatei, die unter anderem alle Termine im Klartext enthält. Die Details zu jedem Termin stehen zwischen den Zeilen BEGIN:VEVENT und END:VEVENT. Dazwischen lässt sich ein Block einschließen, der eine Erinnerungsfunktion hinzufügt:
BEGIN:VALARM
TRIGGER
T24H
ACTION
ISPLAY
END:VALARM
Das -PT24H hinter TRIGGER steht für eine Erinnerung, die 24 Stunden vor dem eigentlichen Termin-Event aktiviert wird. Sie können andere Werte verwenden und zusätzlich weitere Einstellungen hinzufügen.
Mit der Suchen/Ersetzen-Funktion eines Texteditors wie Notepad++ können Sie in einer ICS-Kalenderdatei eine Erinnerung für alle enthaltenen Termine einfügen.
Wenn Sie eine Programmier- oder Skriptsprache beherrschen, könnten Sie mit ein paar Zeilen Code alle Einträge in der ICS-Datei anpassen. Alternativ eignet sich auch die Suchen/Ersetzen-Funktion eines Texteditors, falls sie reguläre Ausdrücke oder zumindest den Umgang mit Absatzmarken beherrscht. Gut funktioniert das zum Beispiel mit Notepad++. Damit lautet der Begriff, durch den Sie END:VEVENT ersetzen: BEGIN:VALARM\nTRIGGERT24H\nACTIONISPLAY\nEND:VALARM\nEND:VEVENT.
Speichern Sie die geänderte ICS-Datei sicherheitshalber unter einem neuen Namen. Löschen Sie in Outlook den bereits importierten Kalender ohne Erinnerung und importieren Sie danach stattdessen die bearbeitete ICS-Datei.
Quelle: c‘t
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Eine offensichtliche Funktion dafür bietet Outlook nicht. Es geht aber, sogar mit zwei unterschiedlichen Methoden. Für die erste versehen Sie zunächst einen kommenden Termin manuell mit einer Erinnerung. Stellen Sie dann die Kalenderdarstellung über "Ansicht/Ansicht ändern/Liste" auf eine Listenform um.
Wählen Sie links den importierten Abfuhrkalender und richten Sie dann eine Gruppierung ein: "Anordnen nach/Ansichtseinstellungen…/Gruppieren…". Das Feld "Elemente gruppieren nach" stellen Sie auf "Erinnerung" und schließen die Dialoge mit "OK". Die Liste besteht nun aus zwei Gruppen: "Hat Erinnerung" mit nur einem Eintrag und "Ohne Erinnerung" mit den übrigen Terminen. Markieren Sie alle Einträge des zweiten Listenbereichs mit gedrückter Umschalttaste und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste in den Bereich "Hat Erinnerung". Jetzt ist in allen Einträgen dieselbe Erinnerung eingestellt wie im zuerst manuell bearbeiteten Termin. Nicht wundern: Hatten Sie in der Liste bereits zurückliegende Termine mit markiert, werden Sie an die in einem Schwung als "überfällig" erinnert.
Eine ganz andere Methode ist es, die ICS-Datei vor dem Import zu bearbeiten. Es handelt sich dabei nämlich um eine schlichte Textdatei, die unter anderem alle Termine im Klartext enthält. Die Details zu jedem Termin stehen zwischen den Zeilen BEGIN:VEVENT und END:VEVENT. Dazwischen lässt sich ein Block einschließen, der eine Erinnerungsfunktion hinzufügt:
BEGIN:VALARM
TRIGGER
T24HACTION
ISPLAYEND:VALARM
Das -PT24H hinter TRIGGER steht für eine Erinnerung, die 24 Stunden vor dem eigentlichen Termin-Event aktiviert wird. Sie können andere Werte verwenden und zusätzlich weitere Einstellungen hinzufügen.
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Mit der Suchen/Ersetzen-Funktion eines Texteditors wie Notepad++ können Sie in einer ICS-Kalenderdatei eine Erinnerung für alle enthaltenen Termine einfügen.
Wenn Sie eine Programmier- oder Skriptsprache beherrschen, könnten Sie mit ein paar Zeilen Code alle Einträge in der ICS-Datei anpassen. Alternativ eignet sich auch die Suchen/Ersetzen-Funktion eines Texteditors, falls sie reguläre Ausdrücke oder zumindest den Umgang mit Absatzmarken beherrscht. Gut funktioniert das zum Beispiel mit Notepad++. Damit lautet der Begriff, durch den Sie END:VEVENT ersetzen: BEGIN:VALARM\nTRIGGER
T24H\nACTIONISPLAY\nEND:VALARM\nEND:VEVENT.Speichern Sie die geänderte ICS-Datei sicherheitshalber unter einem neuen Namen. Löschen Sie in Outlook den bereits importierten Kalender ohne Erinnerung und importieren Sie danach stattdessen die bearbeitete ICS-Datei.
Quelle: c‘t
